21.08.2017
Novinky pro ZŠ, MŠ a školská zařízení od 1.7.2017
Zápisem do registru orgánů veřejné moci (dále jen OVM) se školy (MŠ, ZŠ a školská zařízení) staly od 1.7.2017 OVM na základě zákona č. 111/2009 Sb. O základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. Katalog OVM, kde si je danou skutečnost možno ověřit je veřejně dostupný zde: https://rpp-ais.egon
Zápisem do registru orgánů veřejné moci (dále jen OVM) se školy (MŠ, ZŠ a školská zařízení) staly od 1.7.2017 OVM na základě zákona č. 111/2009 Sb. O základních registrech, ve znění pozdějších předpisů.
Katalog OVM, kde si je danou skutečnost možno ověřit je veřejně dostupný zde: https://rpp-ais.egon.gov.cz/AISP/verejne/katalog-ovm
Uveřejněním postupu pro školy, školky a školská zařízení na stránkách Správy základních registrů dne 30.6.2017, který je dostupný na odkazu http://www.szrcr.cz/registr-prav-a-povinnosti/postup-skol-a-skolskych-zarizeni-pro-aktivaci-datovych, vzniká výše zmíněným organizacím povinnost:
- Zřízení účtu lokálního administrátora Czech Pointu
- Zřízení přístupu do JIP (jednotný identitní prostor)/KAAS (katalog autentizačních a autorizačních služeb)
- Zřízení přístupu do AIS RPP (agendový informační systém registru práv a povinností)
- Zřízení přístupu do Czech Pointu
Po přihlášení do JIP/KAAS je patrné, že školy a školská zařízení budou do budoucna muset ověřovat údaje v základních registrech, ohlašovat působnost v agendě základních registrů, budou mít k dispozici obchodní rejstřík a konverzi z moci úřední.
Po přihlášení do AIS RPP mají organizace dostupnou totožnou nabídku jako každý úřad. Budou tedy uvádět počty osob k jednotlivým činnostním rolím za svou organizaci.
Od 1.7.2017 mají školy, školky a školská zařízení rovněž povinnost mít datovou schránku. Datová schránka bude zřízena automaticky a bude typu OVM. Pokud škola již datovou schránku má, bude změněn její typ. K technické změně v prostředí mojedatovaschranka.cz dojde, dle informací dostupných zde: https://www.datoveschranky.info/-/zmeny-v-aplikacnim-rozhrani-isds, dne 9. – 10. září 2017. Pro všechny nové OVM to znamená povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky se všemi ostatními OVM, pokud to povaha zasílaných dokumentů umožňuje. Toto platí také směrem k právnickým osobám a fyzickým osobám, které mají datové schránky zřízeny dle zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Další povinností je nutnost vedení elektronické spisové služby např. k tomuto tématu zpracoval Archív města Ostravy metodiku, co by každá organizace, která má výjimku dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, musela splnit, kdyby chtěla vést spisovou službu v listinné podobě. Z této metodiky jednoznačně vyplývá doporučení vést spisovou službu elektronicky.
Se zákonem č. 499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů souvisí také povinnost OVM, mít příslušným archívem odsouhlasený spisový řád a spisový plán, který musí reflektovat aktuální znění Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb (dále NSESSS). Novela NSESSS je účinná od 4.7.2017 a je dostupná zde: http://www.mvcr.cz/clanek/narodni-standard-pro-elektronicke-systemy-spisove-sluzby.aspx .
Nejen z NSESSS, ale také z nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu (eIDAS) vyplývají povinnosti pro OVM mít zřízené kvalifikované elektronické podpisy, značky organizace (po ukončení přechodného období tzv. pečetě organizace), časových razítek a z důvodu přihlašování ke službám dostupným v Czech Pointu také komerční certifikát.
Dle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů jsou školy a školky správním orgánem a mají tedy povinnost zřizovat úřední desku, a to i elektronicky. Jsme si vědomi toho, že to může být pro malé organizace určitá komplikace, doporučujeme projednat s příslušnými magistráty nebo obcí s rozšířenou působností, vést úřední desku u nich. Lze sjednat na základě veřejnoprávní smlouvy. Školy a školky by tak na svých webových stránkách měly pouze odkaz na úřední desku příslušného magistrátu nebo obce s rozšířenou působností a dokumenty k vyvěšení by zasílaly prostřednictvím datové schránky. Školám a školkám takto odpadnou starosti s vyvěšováním dokumentů na žádost jiných OVM, evidencí, hlídáním termínů vyvěšení a sejmutí apod.
Zpracovala Ing. Pavlína Durasová, členka KISMO