16.04.2019

Dobrovolné zveřejňování faktur a anonymizace osobních údajů

Některé obce a města se rozhodly, v rámci vyšší míry transparentnosti a veřejné kontroly hospodaření s veřejnými prostředky, pro dobrovolné zveřejňování nejen smluv (zákonnou povinnost mají jen některé obce), ale i faktur. Občan tak může po pár kliknutích na webu zjistit, za co obec utrácela. Při zveřejňování smluv a faktur, je třeba myslet na ochranu osobních údajů, které se v nich nacházejí. Smlouvám jsme se již věnovali v článku „Zveřejňování smluv v souladu s požadavky GDPR“, ale jak je to se zveřejňováním faktur?

Účet za provedenou práci - faktura

Účet za provedenou práci či dodané zboží nebo-li „faktura“, obsahuje údaje o firmě, sídle, místě podnikání, identifikačním čísle, čísle bankovního účtu, kontaktní údaje (telefon, e-mail), jména, příjmení a podpisy ředitelů, jednatelů, fakturantů, účetních atd. Tedy mnoho osobních údajů, které je správce povinen chránit, a pokud se rozhodne pro zveřejňování těchto dokumentů, musí nastavit takový mechanismus anonymizace, který zaručí ochranu soukromí fyzických osob v souladu s obecným nařízením a platným zákonem o ochraně osobních údajů. Obecné nařízení GDPR se týká fyzických osob a nedopadá tak na osoby právnické. Ve vztahu k nim není nutné anonymizovat jejich identifikační údaje jako je název, IČO, bankovní spojení apod. Ale faktura vystavená právnickou osobou může obsahovat, a většinou také obsahuje, osobní údaje fyzických osob. Proto je třeba posuzovat každý konkrétní případ vždy samostatně, zjistit jaké osobní údaje jsou na faktuře uvedeny a komu patří a podívat se také na předmět plnění. U některých služeb, například za právní zastoupení, můžou být v předmětu plnění uvedeny osobní údaje druhé strany sporu a obdobně u faktur, které jsou vystavovány poskytovatelem služeb např. v souvislosti s čerpáním prostředků z fondu zaměstnavatele, může předmět obsahovat identifikaci konkrétního zaměstnance, který tento „benefit“ od zaměstnavatele využil. Pokud se rozhodnete přesto faktury zveřejňovat, máme pro vás praktickou pomůcku - návod, pro správnou anonymizaci osobních údajů. Příklady anonymizace osobních údajů obsažených ve fakturách jsou uvedeny v následující tabulce.

Údaj	Subjekt	Anonymizace ANO/NE	Komentář
Obchodní firma (název podnikajícího subjektu)	PO	NE	Není osobním údajem. Slouží k identifikaci smluvní strany.
Obchodní firma (název podnikajícího subjektu)	FOP	NE	Je-li název podnikajícího subjektu tvořen jménem a příjmení, není nutné údaje anonymizovat.
Sídlo firmy	PO	NE	Není osobním údajem.
Sídlo podnikatele	FOP	ANO	Sídlo podnikatele se doporučuje anonymizovat. Pro ztotožnění subjektu, kterému byla faktura uhrazena, je dostačující jeho identifikace názvem a identifikačním číslem. Vedle toho, podnikající fyzické osoby mají často místo podnikání v místě svého (soukromého) bydliště, a v takovém případě by pak docházelo k nadbytečnému zásahu do jejich soukromí.
IČO	PO	NE	Není osobním údajem. Slouží k identifikaci smluvní strany.
IČO	FOP	NE	Není nutné anonymizovat. Slouží k identifikaci smluvní strany.
DIČ	PO	NE	Není osobním údajem.
DIČ	FOP	ANO	Vzhledem k tomu, že DIČ fyzických osob je tvořeno identifikátorem „CZ“ a rodným číslem takové osoby, doporučuje se DIČ anonymizovat, a to i přesto, že DIČ lze vyhledat (podobně jako jiné údaje) např. v rejstříku živnostenských podnikatelů. Neplatí totiž, že je-li osobní údaj již někde zveřejněn (byť v souladu se zákonem), lze s ním nadále libovolně nakládat.
Číslo bankovního účtu	PO	NE	Není osobním údajem.
Číslo bankovního účtu	FOP	ANO	Anonymizovat, jelikož se jedná o osobní údaj.
Osoba oprávněná za podnikatelský subjekt jednat (ve věcech smluvních/technických)	PO	ANO	Tato kategorie osob se vyskytuje převážně u faktur vystavených právnickou osobou. Označení takové osoby se doporučuje anonymizovat. Stejně tak se doporučuje anonymizovat i vlastnoruční podpis.
Osoba, která fakturu vystavila	PO/FOP	ANO	Na faktuře bývá často uvedeno jméno, příjmení, popř. kontakt osoby, která fakturu vystavila (např. účetní). Tyto údaje se doporučuje anonymizovat.
Telefon	PO/FOP	ANO	Anonymizovat. Tyto údaje se nezveřejňují, jelikož může dojít k poškození práv osob (stalking atp). Čísla mobilních telefonů jsou zpravidla neveřejná.
Email	PO/FOP	ANO	Anonymizovat. Tyto údaje se nezveřejňují, jelikož může dojít k poškození práv osob (spamming atp). Emaily jsou zpravidla neveřejné.
Identifikátor datové schránky	PO		Není osobním údajem.
Identifikátor datové schránky	FO, FOP		Jedná se o otevřená data dle NV č. 425/2016 Sb.

Vysvětlení zkratek: PO – právnická osoba, FO – fyzická osoba, FOP – fyzická osoba podnikající

Tabulka_faktury_příklady anonymizace OÚ - zde ke stažení