11.02.2019

Zveřejňování informací na úřední desce obce v souladu s GDPR

Pravidla ochrany osobních údajů se týkají i zveřejňování informací na úředních deskách obcí a je třeba na ně plně aplikovat všechny zásady GDPR (zásada zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, účelového omezení a minimalizace údajů). Při zveřejňování informací na úřední desce je třeba rozlišovat,

Pravidla ochrany osobních údajů se týkají i zveřejňování informací na úředních deskách obcí a je třeba na ně plně aplikovat všechny zásady GDPR (zásada zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, účelového omezení a minimalizace údajů).

Při zveřejňování informací na úřední desce je třeba rozlišovat, zda se jedná o zveřejňování povinné či nepovinné. Obce mají dle zákona o obcích například povinnost zveřejňovat informace o konání zasedání zastupitelstva obce včetně návrhu programu anebo obecně závazné vyhlášky. Zákon o rozpočtových pravidlech územních samosprávných celků zase ukládá obci zveřejnit veřejnoprávní smlouvu, na základě které poskytla dotaci nebo návratnou finanční výpomoc a dle správního řádu se prostřednictvím úřední desky doručuje veřejnou vyhláškou. Doručení veřejnou vyhláškou mohou obci stanovovat i zvláštní předpisy jako je daňový řád nebo občanský soudní řád.

Řada obcí také dobrovolně, v rámci snahy o transparentnost jednání a činnosti obce, zveřejňuje zápisy z jednání zastupitelstva (k této problematice jsme zveřejňovali článek „Být či nebýt transparentní? Aneb jak na zveřejňování osobních údajů v zápisech a usneseních zastupitelstva a rady obce?" anebo nepovinné informace týkající se společenského, kulturního, sportovního života obce či různá oznámení o ztrátách a nálezech apod. Při zveřejňování je třeba rozlišovat, jaké typy osobních údajů jsou v dokumentu obsaženy, kterým dotčeným subjektům údajů náleží a zda existuje pro zveřejnění právní titul. V souvislosti s tím je třeba upozornit, že režim obecného nařízení GDPR se nepoužije na správu úřední desky jako celku, ale zveřejňování osobních údajů vyvěšováním na úřední desce je jejich zpracováním pouze za podmínky, že se uskutečňuje jako operace prováděná s osobními údaji z jiného (zdrojového) zpracování.

Účel a zákonnost zpracování, rozsah zpracovávaných osobních údajů

V případě vyvěšení dokumentů jsou osobní údaje zpracovávány za účelem zveřejnění na úřední desce. U povinných zpracování, která obci ukládá některý ze zákonů, je relevantním právním titulem článek 6 odst. 1 písm. c) – splnění právní povinnosti, popř. se může jednat i o veřejný zájem nebo výkon veřejné moci dle písmene e) stejného článku GDPR (např. doručování veřejnou vyhláškou).

Osobní údaje mohou být zveřejněny v plném rozsahu tam, kde je dána zákonná povinnost obce tyto údaje zveřejnit např. při doručování veřejnou vyhláškou, v podobě částečně anonymizované např. při zveřejňování veřejnoprávních smluv o poskytnutí dotace či zcela anonymizované např. při nepovinném zveřejňování smluv. K problematice zveřejňování smluv jsme vás již informovali v tomto článku.  

Ještě se pozastavme u dokumentů, které obci zasílají jiné orgány veřejné správy nebo veřejné moci ke zveřejnění na úřední desce obce. V případě těchto písemností nese odpovědnost za dodržování nařízení a jiných předpisů v ochraně osobních údajů orgán, který obecnímu úřadu danou písemnost k vyvěšení zaslal a obecní úřad nemůže obsah této písemnosti měnit nebo do ní jakkoliv zasahovat. Písemnost pouze vyvěsí po dobu, která je dána příslušnými právními předpisy a poté ji z úřední desky sejme a zašle zpět OVM, který písemnost k vyvěšení zaslal (požadoval).

Důvěřuj, ale prověřuj!

Obecní úřad by měl pouze ověřit, zda je povinen v souladu s příslušným procesním předpisem (např. občanský soudní řád, zákon o správě daní a poplatků) doručený dokument na své úřední desce skutečně vyvěsit. Opatrnost je na místě například u listin zaslaných exekutorem, jelikož „ne“ pro každou takovou písemnost stanovuje zákon o obcích, exekuční řád, občanský soudní řád či jiný právní předpis povinnost zveřejnění na úřední desce. Úřad pro ochranu osobních údajů v rámci své rozhodovací praxe řešil případ města, které postupovalo nesprávně při nakládání s listinou zaslanou exekutorem. Pochybením na straně exekutorského úřadu byla městu zaslána písemnost, aniž by bylo oprávněným příjemcem a město, aniž by zkoumalo obsah písemnosti a oprávněnost jejího zákonného zveřejnění, ji vyvěsilo na úřední desce včetně osobních údajů v ní uvedených. Písemnost byla zveřejněna neoprávněně, bez právního titulu, jelikož žádný právní předpis městu neukládal písemnost zveřejnit. Odpovědnost za zveřejněné osobní údaje tak neslo město namísto autora písemnosti, a to i přesto, že mu písemnost byla doručena omylem. Více se můžete dočíst na webu ÚOOÚ v rubrice „Z rozhodovací činnosti úřadu/Postup obce při nakládání s listinou zaslanou exekutorem, aniž je obec oprávněným příjemcem". Podkladem pro tento článek byla Modelová situace „Zveřejňování informací na úřední desce obce“ zpracovaná Ministerstvem vnitra.

Zdroj:

Ministerstvo vnitra, Úřad pro ochranu osobních údajů