10.10.2018

Informování veřejnosti o činnosti obce musí respektovat právo na soukromí osob

„Osobní údaje jsou „majetkem“ každého jednotlivce, který by měl mít možnost jimi disponovat a ani požadavky na transparentní výkon veřejné správy a samosprávy nemohou opomíjet právo na soukromí dotčených osob“, říká Úřad pro ochranu osobních údajů. Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ale ukládá obcím informovat veřejnost o své činnosti a to v § 93, který hovoří o povinnosti informovat o programu jednání zastupitelstva a v § 39, který ukládá obcím informovat veřejnost o záměru disponovat majetkem obce. Dostát na jedné straně požadavkům transparentnosti a současně respektovat právo na soukromí fyzických osob, může být ve změti právních předpisů opravdu „tvrdý oříšek“.

Informování o návrhu programu jednání zastupitelstva obce a zveřejňování zápisů z těchto jednání.

Obec (obecní úřad) má povinnost zveřejnit alespoň sedm dnů před zasedáním zastupitelstva na úřední desce a rovněž dálkovým přístupem (na webových stránkách) informaci o navrženém programu zasedání. O průběhu zasedání se pořizuje zápis, který musí být uložen na obecním úřadě k nahlédnutí. Žádný právní předpis však nestanovuje obci povinnost tento zápis nebo jiné materiály (podkladové materiály, důvodové zprávy, návrhy usnesení atp.), až na zákonné výjimky (například veřejnoprávní smlouvy o poskytnutí dotace, veřejný zájem na zveřejnění osobních údajů u výsledků výběrových řízení atp.), plošně zveřejňovat.

Je zcela jasné, že na zasedání zastupitelstva budou velmi často diskutovány otázky, které se týkají konkrétních fyzických osob a jejich osobní údaje budou součástí podkladových materiálů a zcela jistě zazní v informacích a diskusích k projednávanému bodu. V některých případech se může jednat i o osobní údaje citlivého charakteru spadajících do zvláštní kategorie osobních údajů uvedených v čl. 9 obecného nařízení GDPR. Jako příklad uveďme žádosti o přidělení sociálního bydlení, které často obsahují věk, rodinný a zdravotní stav, sociální postavení či poměry žadatele. Smyslem uveřejňování však není informovat o osobách, kterých se projednávaná věc může týkat, ale poskytnout informace o činnosti a záměrech obce, tzn. o projednávané věci. Paragraf 93 také nestanoví výslovně povinnost uveřejnit navržený program včetně osobních údajů osob, kterých se projednávaná věc týká, ale v souladu s platnou právní úpravou je správný postup takový, že je v programu zveřejněn buď popis věci bez informací o konkrétní osobě anebo se uvedou pouze iniciály jména a příjmení a obec, ve které má dotčená osoba bydliště. Vždy je třeba docílit, aby ze zveřejněné informace nebyla zřejmá identita fyzické osoby.

V případě, že se obec rozhodne o dobrovolné zveřejňování např. dokumentů, zápisů či usnesení ze zasedání zastupitelstva obce, je třeba osobní údaje v dokumentech anonymizovat. Pro účely nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva není třeba anonymizaci provádět, stejně tak ani pro účely online streamování (online sledování či poslech) jednání anebo při pořizování audiozáznamu (pokud není určen k následnému zveřejnění, při kterém je již zapotřebí osobní údaje chránit – tedy anonymizovat.), protože jednání zastupitelstva jsou zásadně veřejná. To však neplatí u schůzí rady obce, která jsou neveřejná, a platí zde opačný přístup. Výjimku tvoří pouze postup v rámci svobodného přístupu k informacím.

Informování o záměru disponovat majetkem obce

Nakládání obce s nemovitým majetkem je další ze situací, kdy může docházet ke zpracování osobních údajů. Ustanovení § 39 odst. 1 zákona o obcích ukládá obci povinnost zveřejnit záměr obce disponovat nemovitým majetkem nejméně 15 dnů před rozhodnutím příslušného orgánu obce. Rovněž i tuto informaci je nutno vyvěsit na úřední desce obecního úřadu a na webových stránkách obce. V situaci, kdy je již ve fázi záměru zřejmé, komu by měla být předmětná nemovitost prodána či pronajata, je třeba postupovat obdobně jako při zveřejňování návrhu programu (viz výše).

Na závěr je třeba říci, že v obou výše uvedených situacích, lze osobní údaje zveřejnit pouze se souhlasem dotčených osob (subjektů údajů). Udělení souhlasu se zveřejněním osobních údajů však není povinností subjektu údajů (žadatele, smluvního partnera či stěžovatele), ani podmínkou pro uplatnění a vyřízení jeho podnětu či žádosti. Proto je vždy vhodnější a jednodušší provést informování široké veřejnosti pouze o povaze projednávané věci v anonymizované podobě, jak bylo uvedeno výše.

Více informací k této problematice naleznete na stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů anebo v Modelových situacích MV ČR – Uveřejňování materiálů v souvislosti se zasedáním zastupitelstva obce/schůzí rady obce.

Zdroj: Úřad pro ochranu osobních údajů, Ministerstvo vnitra ČR