09.04.2019

Místní poplatky a zpracování osobních údajů

Nějaký ten místní poplatek má zaveden téměř každá obec. Mezi ty nejčastější patří poplatek ze psů, poplatek za provoz systému shromažďování, sběru, přepravy, třídění, využívání a odstraňování komunálního odpadu a poplatek za užívání veřejného prostranství. Dalšími poplatky, které mohou obce dle zákona o místních poplatcích (zákon č. 565/1990 Sb.) obecně závaznou vyhláškou zavést, je poplatek za lázeňský a rekreační pobyt, poplatek ze vstupného, poplatek z ubytovací kapacity, poplatek za povolení vjezdu s motorovým vozidlem do vybraných míst a částí měst a poplatek za zhodnocení stavebního pozemku možností připojení na vodovod nebo kanalizaci. Jejich zavedení závisí na konkrétních podmínkách a rozhodnutí orgánů obce.

Obec v souvislosti s výběrem místních poplatků zpracovává osobní údaje poplatníků a plátců poplatku. U některých druhů, jako je poplatek ze psů, za lázeňský a rekreační pobyt, z ubytovací kapacity a za provozování systému komunálního odpadu, obec zpracovává i zvláštní kategorii osobních údajů např. údaje o zdravotním stavu (zdravotní postižení, nevidomost atp.) a jakožto správce osobních údajů musí dodržovat všechny povinnosti uložené správcům nařízením GDPR.

Účel, právní titul a rozsah zpracování osobních údajů

Účelem pro zpracování osobních údajů je výběr místních poplatků a právním titulem pro tato zpracování čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení GDPR - plnění právní povinnosti, které vyplývá ze zákona o místních poplatcích. Pokud obec zpracovává osobní údaje v souladu se zákonem, není zapotřebí shromažďovat souhlasy poplatníků. Rozsah zpracovávaných údajů je uveden přímo v zákoně o místních poplatcích v § 16. Ten v odstavci prvním dává obci možnost využívat pro účely řízení o místních poplatcích údaje ze základního registru obyvatel, z informačního systému evidence obyvatel a z informačního systému cizinců a v odstavci druhém až čtvrtém vymezuje jejich rozsah. V souladu se zásadou minimalizace však z těchto údajů může obec využít vždy jen takové údaje, které jsou nezbytné ke splnění daného úkolu, při stanovení a výběru konkrétní místní daně (poplatku). V souladu se zákonem o místních poplatcích (§ 2 až 10c) a obecně závaznou vyhláškou, může obec dále zpracovávat údaje rozhodné pro vyměření konkrétního poplatku. Získané údaje pak obec zpracovává v evidencích poplatníků, resp. plátců poplatku, může také nahlížet do evidencí vedených plátci např. do evidenční knihy ubytovatele a zpřístupňuje je oprávněným příjemcům, kterými můžou být např. nadřízený správce daně (krajský úřad) či orgány finanční správy.

Povinnosti obce dle GDPR – přístupy, zabezpečení, dokumentování

Jako u jiných zpracování osobních údajů (agend a činností), má obec povinnost vést záznamy o činnostech zpracování dle článku 30 obecného nařízení, zajistit odpovídající zabezpečení a omezit přístup k údajům pouze pověřeným pracovníkům obecního úřadu. K osobním údajům budou mít přístup zaměstnanci obecního úřadu, kteří zajištují činnosti správce daně, tzn. vyměřování a výběr poplatků, popř. starosta a místostarosta, kteří jsou ze zákona součástí obecního úřadu, jsou-li v postavení oprávněné úřední osoby. V praxi se někdy stává, že jsou o místních poplatcích (výběr, nedoplatky) plošně a automaticky informováni všichni členové zastupitelstva anebo že seznamy dlužníků jsou zveřejňovány na úřední desce či webu obce. Jedná se ale o špatné řešení, jelikož obec je povinna tyto údaje chránit. Pro uspokojení svých právních nároků a dosažení kýženého cíle, má jiné nástroje, které může využít, aniž by musela porušovat soukromí osob.

Kromě výše uvedených povinností, musí obec jakožto správce osobních údajů, dokumentovat případy porušení zabezpečení (bezpečnostní incidenty), v případě rizikovosti je ohlásit dozorovému úřadu a hrozí-li vysoké riziko pro práva subjektu údajů, oznámit incident dotčeným subjektům. Vzhledem k tomu, že se jedná o zpracování dané obci právním předpisem, není obec povinna provádět posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (DPIA).

Informovat, informovat a zase informovat!

Je třeba opětovně připomenout povinnost, která se často opomíjí a to, že je obec povinna vhodným způsobem informovat dotčené osoby o způsobu zpracování jejich osobních údajů a to buď obecnou informací, např. na webových stránkách obce anebo individuálně např. při ohlášení poplatkové povinnosti. Kromě této automatické informační povinnosti, musí obec také poskytnout subjektu údajů na jeho žádost kopii zpracovávaných osobních údajů, tzn. informovat ho o tom, jaké osobní údaje o něm zpracovává. Subjekt údajů se může také obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů s dotazy či žádostmi o vysvětlení.

Více informací k problematice místních poplatků a ochraně zpracovávaných osobních údajů naleznete v Modelové situaci „Platba místních poplatků“ a ve vzorovém záznamu o činnosti „Místní poplatky“ Ministerstva vnitra ČR.

Zdroj: Ministerstvo vnitra ČR