10.10.2018

Spisová služba, archivace dokumentů a skartační řízení – povinnosti obcí, škol a školek.

Povinnost vést spisovou službu a pravidla pro skartační řízení upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Ten ukládá určeným původcům vést spisovou službu a povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Povinnosti ale nejsou pro všechny stejné. Vést spisovou službu musí všechny obce a základní školy, kdežto mateřské školy a školní jídelny jsou z této povinnosti vyjmuty. Všechny obce mimo Prahy si mohou také vybrat, zda povedou „spisovku“ v elektronické nebo v listinné podobě. Tuto povinnost měly dříve i obce s pověřeným obecním úřadem, obce se stavebním úřadem a obce s matričním úřadem, byla však zrušena novelou zákona účinnou od 1. července 2012 a v současné době mají povinnou elektronickou spisovou službu už jen kraje a hlavní město Praha.

S tím souvisí i další povinnosti, jako je povinné skartační řízení (§ 7), povinnost vydat spisový řád (§ 66 odst. 1), jehož součástí je i spisový a skartační plán, který se zasílá příslušnému archivu bezodkladně po jeho vydání či změně (§ 66 odst. 2) a povinnost zajistit, aby budova, ve které je umístěna spisovna nebo správní archiv, splňovala stavebně – technické požadavky. Mateřské školy a školní jídelny mají opětovně z těchto povinností zákonnou výjimku a základní školy a obce I. typu bez stavebního a matričního úřadu pak nemusí splnit stavebně - technické požadavky, ostatní povinnosti se jich ale týkají, stejně jako všech ostatních obcí. Pro lepší přehlednost a pochopení zákonných povinností jsme vytvořili tabulku, ve které naleznete seznam povinností, které se týkají vaší obce či školy. Tuto tabulku si stáhněte v příloze tohoto článku.

Vraťme se ještě k povinnosti uvedené v § 66 odst. 1, kterou je vydání spisového řádu. V kontextu nové právní úpravy ochrany osobních údajů GDPR je třeba provést revizi spisového řádu, resp. spisového a skartačního plánu, zejména skartačních lhůt. K tomu je možné využít konzultace s příslušným archivem, který poradí, jak dokument zpracovat, popř. poskytne vzory spisových řádů. Vzorové spisové řády a spisové a skartační plány pro obce I. a II. typu, základní školy, mateřinky a školní jídelny lze najít například na webu Moravského zemského archivu v Brně. S vypracováním nového spisového řádu doporučujeme (na základě konzultace s Ministerstvem vnitra) posečkat do doby schválení návrhu novely vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, která byla v těchto dnech odeslána do vlády, po vypořádání v meziresortním připomínkovém řízení.

Pokud byste chtěli znát více informací k výkonu spisové služby, ukládání a skartaci dokumentů v souvislosti s GDPR naleznete je v Modelových situacích zpracovaných Ministerstvem vnitra anebo si je stáhněte v příloze tohoto článku.