25.04.2018

Vnitřní směrnice obce se veřejně nevyhlašují – to platí i pro směrnici k ochraně osobních údajů dle GDPR

Vnitřní směrnice obce jsou interními akty řízení mající zásadně interní charakter, závazný pouze směrem dovnitř v rámci vztahů nadřízenosti a podřízenosti, a proto se veřejně nevyhlašují. Tyto předpisy vydávají obce pro své pracovníky a podřízené složky a jsou závazné pouze pro tyto subjekty, pro které konkretizují jejich oprávnění a stanovují povinnosti. Adresáti těchto povinností musí být s vnitřním předpisem vhodně seznámeni a předpis musí být pro ně vždy dostupný, avšak automaticky to neznamená, že každou směrnici bude schvalovat zastupitelstvo anebo bude dokonce vyvěšena na úřední desce, jako je tomu u obecně závazných vyhlášek obce. Ty jsou oproti směrnicím naopak obecně závazným právním předpisem, který zavazuje neomezený okruh adresátů vně veřejné správy, a podmínkou jejich platnosti je jejich vyhlášení po dobu 15 dnů na úřední desce úřadu.

Povinnost vydat určitou vnitřní směrnici může být zákonem vyhrazena zastupitelstvu, radě obce, starostovi nebo tajemníkovi. Zastupitelstvu obce přísluší podle zákona o obcích vydat například jednací řád nebo zásady pro poskytování cestovních náhrad členům zastupitelstva. Do působnosti rady náleží vydání jednacího řádu rady obce, směrnice pro přijímání a vyřizování petic a stížností a organizační řád obecního úřadu. Tam, kde se rada nevolí, vydává tyto směrnice starosta, vyjma jednacího řádu. Do působnosti starosty patří i pracovní řád, spisová řád a skartační řád, ale pouze tam, kde není zřízen a funkce tajemníka, jinak patří tato kompetence jemu. Kromě výše uvedených směrnic vydává obec i další vnitřní předpisy např. dle zákona o účetnictví, podpisové řády, zásady pro nakládání s majetkem atd.

Novinkou v tomto směru není ani směrnice o ochraně osobních údajů, kterou obce vydávaly již dříve na základě zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Ty obce, které tak doposud neučinily, budou muset směrnici do 25. května t.r. vydat, aby naplnily povinnosti vycházející z Obecného nařízení GDPR. Tato směrnice stanovuje pravidla pro zpracovávání osobních údajů, popis bezpečnostního systému k ochraně dat (přístupy a oprávnění zaměstnanců, zabezpečení informačních systémů, uchovávání dat), technickoorganizační opatření a další informace, které svou povahou jsou určeny pouze pro zaměstnance obce, které také zavazuje k mlčenlivosti.