18.03.2019

„Výběrka“ a personální praxe obcí - postup při nakládání s osobními údaji zaměstnanců a zájemců o zaměstnání.

Obec, která provádí výběrové řízení na pozice úředníků nebo i ostatních zaměstnanců obecních úřadů či organizačních složek obce, může za účelem výběru vhodného uchazeče, zpracovávat osobní údaje zájemců i bez jejich souhlasu. U úředníků obecních úřadů, předchází vzniku pracovního poměru na dobu neurčitou

U úředníků obecních úřadů, předchází vzniku pracovního poměru na dobu neurčitou povinně veřejná výzva nebo výběrové řízení v souladu se zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územně samosprávných celků, oproti ostatním zaměstnancům obce, kde výběrové řízení může, ale také nemusí proběhnout a pokud proběhne, tak není upraveno zákonem. Zájemce, který se chce stát úředníkem, musí obci v přihlášce poskytnout osobní údaje, jejichž rozsah přímo stanovuje § 6 zákona o úřednících ÚSC. Přihláška musí obsahovat jméno, příjmení a titul zájemce, datum a místo narození, státní příslušnost, místo trvalého pobytu, číslo občanského průkazu nebo číslo dokladu o povolení k pobytu, jde-li o cizího státního občana, datum a podpis zájemce. K přihlášce musí být připojen životopis, ověřená kopie dokladu o nejvyšším dosaženém vzdělání a výpis z evidence Rejstříku trestů ne starší než 3 měsíce. Obec by neměla jít nad rámec zákonných požadavků – u úředníků tedy nad rámec zmíněného § 6 a v případě výběrových řízení realizovaných dle zákoníku práce by rovněž neměly být vyžadovány údaje, které nejsou pro řízení potřebné, jako je například plošný požadavek na výpis z rejstříku trestů.

Nejdůležitější je správné určení právního titulu pro daný účel zpracování.

Základním účelem pro zpracování osobních údajů je provedení výběrového řízení na obsazení volných pracovních míst a operacemi zpracování s osobními údaji jsou zpracování životopisů a dalších podkladů (doklady o vzdělání, o dosavadní praxi, výpis z rejstříku trestů aj.), vedení evidence uchazečů a zpráva vedoucího úřadu či výběrové komise o posouzení a hodnocení uchazečů. Právní titulem pro zákonné zpracování je nezbytnost plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a po skončení výběrového řízení též i oprávněný zájem podle písmene f) stejného článku GDPR a to za účelem obhajoby práv obce v případě eventuálního soudního sporu o neplatnost výběrového řízení a současně také za účelem možného oslovení zájemce pro budoucí výběrové řízení. I zde jsou určitá omezení a to v případě soudního řízení ponechání osobních údajů nejdéle po dobu 2 let od ukončení „výběrka“ (doba běhu promlčecí lhůty) a v případě použití údajů do dalších výběrových řízení jen se souhlasem subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Jiný případ tvoří výběr a obsazování volných pozic úředníků ÚSC, kde je základním právním titulem plnění právní povinnosti podle písmene c) výše uvedeného článku GDPR. Provést veřejnou výzvu, resp. výběrové řízení obci totiž ukládá konkrétní právní předpis – zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územně samosprávných celků.

Přístup k dokumentaci s osobními údaji uchazečů

Zpracovávané osobní údaje je třeba dostatečně chránit vhodnými technickoorganizačními opatřeními a mít pod kontrolou přístup k nim. V žádném případě by neměly být k dispozici neomezenému okruhu pracovníků úřadu. Přístup k nim by měli mít pracovníci, jejichž pracovní náplň souvisí s realizací výběrového řízení, tzn., pracovníci personálního oddělení nebo úseku tajemníka úřadu, starosta, místostarosta, vedoucí úseků, ve kterých jsou volné pozice obsazovány, popř. orgány obce, které si rozhodnutí o přijetí zaměstnance vyhradily a dále externí personální agentury, se kterými obec uzavřela smlouvu na realizaci výběrového řízení a pokud se pohybujeme v režimu zákona č. 312/2002 Sb., při obsazování úřednické pozice, tak i členové výběrové komise.

Ochrana osobních údajů úředníků, zastupitelů a zaměstnanců obce

Pro úspěšného uchazeče končí výběrové řízení podpisem pracovní smlouvy, pro úspěšného kandidáta ve volbách zvolením členem zastupitelstva a další se v rámci činnosti obce stanou členy např. výborů či komisí. Pro všechny tyto subjekty údajů provádí obec zpracování jejich osobních údajů a vztahují se tak na ni povinnosti stanovené GDPR a dalšími předpisy na ochranu osobních údajů. Účelem zpracování je vedení personálně mzdové agendy a právním titulem, buď plnění právní povinnosti obce (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) nebo plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Pro zpracování nad rámec PaM agendy musí obec využít jiný právní titul, kterým může být oprávněný zájem anebo naplňování veřejného zájmu či okrajově a výjimečně souhlas se zpracováním osobních údajů. Příkladem pro naplňování oprávněného zájmu obce jakožto zaměstnavatele dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR může být použití fotografie zaměstnance pro vyhotovení zaměstnaneckých průkazů nebo uvedení pracovních pozic na internetových stránkách obce (včetně fotografe). Zaměstnavatel ale musí vždy zaměstnanci vysvětlit okolnosti, které ho vedou k vyžadování fotografie a sdělit mu způsoby jejího využití a zaměstnanec může využít svého práva a proti tomuto zpracování může vznést námitku.

Při vedení této agendy dochází k různým procesům zpracování, kterými mohou být: vedení spisu zaměstnance, mzdová evidence, evidence cestovních náhrad, pracovních úrazů, docházky, dovolených, zákonného pojištění, vzdělávání zaměstnanců, odměňování uvolněných a neuvolněných členů zastupitelstva, členů výborů a komisí, agendy střetu zájmů atp. A dále dochází k předávání osobních údajů oprávněným příjemcům, jako jsou orgány daňové a finanční správy, správy sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, inspekce práce, úřad práce, banky, závodní lékaři atd.

Plnění informační povinnosti vůči zaměstnancům

V praxi se velmi často stává, že zaměstnavatel neplní vůči svým zaměstnancům informační povinnost uloženou v článku 13 a 14 obecného nařízení GDPR. Zaměstnanec má právo být informován o tom, jaké osobní údaje o něm zaměstnavatel zpracovává, a také mu na základě žádosti musí být poskytnuta kopie zpracovávaných osobních údajů, s čímž koresponduje právo nahlížet do svého osobního spisu podle § 312 zákoníku práce. Více informací se můžete dozvědět na webu Ministerstva vnitra v modelové situaci „Postup při nakládání s osobními údaji v personální praxi a při výběrových řízeních“ a Úřadu pro ochranu osobních údajů v sekci Poradna/Často kladené otázky/Zaměstnavatelé:

Zdroje:

Ministerstvo vnitra, Modelová situace „Postup při nakládání s osobními údaji v personální praxi a při výběrových řízeních“

Úřad pro ochranu osobních údajů