30.09.2024

Digitalizace – tři měsíce chaosu

Redakce časopisu INS požádala vedoucího stavebního úřadu v Jesenici u Prahy, Ing. Jana Haška, aby zhodnotil dosavadní průběh digitalizace stavebního řízení. Ve svém článku otevřeně popisuje chaos a potíže, s nimiž se úřady potýkají od zavedení nového informačního systému stavebních řízení, a upozorňuje na zásadní problémy, které digitalizaci zatím provázejí. Článek jsme připravili i pro svazový web.

Digitalizace stavebního řízení je již delší dobu evergreenem současné doby. Řeší ji politici, jsou jí plná média. Pojďme se ale na tento problém podívat očima jedním z vás, tedy praktika z úřadu. Těm ostatně má být celý systém nápomocen, má zjednodušit a usnadnit práci úředníků. Je tomu opravdu tak? V polovině září jsme se zeptali a o vyjádření požádali vedoucího stavebního úřadu města Jesenice Ing. Jana Haška. V jeho řádcích se zřejmě uvidí i mnohý z vás…

Když jsem byl požádán o napsání tohoto článku, tak jsem několik dní uvažoval, kde vůbec začít. Je to chaos, totální… Popsat jednoduše situaci na stavebních úřadech prostě nelze. Jeden problém navazuje na další a oklikou se vrací k jinému. Jednoduše strukturovaný článek s výčtem problémů, kterým čelíme, prostě nelze napsat. I následující text bude tedy pro nezasvěceného pravděpodobně chaotický.

Předně je třeba říci, že se vůbec nehodlám zabývat právní úpravou nového stavebního zákona. To je seznam pravidel (mimochodem, dle mého názoru, oproti minulé úpravě nijak revoluční), u kterého až čas ukáže, kde jsou nějaké nedostatky. S tím nemají pracovníci stavebních úřadů problém. Přeci jen stavební zákon se standardně mění několikrát do roka. Hodlám se bavit o nástroji, kterým mají být ta pravidla převedena do reálného života, tedy o digitalizaci a o všem, co tomu předcházelo. Konkrétně pak o Informačním systému stavebních řízení, ve kterém stavební úřady mají pracovat. Systém běží už skoro třetí měsíc, pro informaci…

 

Zkraje pojďme na nejjednodušší témata – materiální zabezpečení, proškolení, komunikace, metodické vedení

 

Materiální zabezpečení

 

O počítačích toho bylo řečeno už hodně. Marginálnímu problému se zástrčkami ve standardu Spojeného království se už věnovat nemusíme. Slýchali jsme, že komu přišlo vybavení pozdě, může si za to sám, protože má prodlevu s administrací. V našem případě jsme veškeré administrativní úkony podnikali obratem, a stejně počítače přišly za pět dvanáct. Že celá záležitost opravdu nebude jednoduchá, jsme vytušili zhruba týden před spuštěním systému. „Mám tu čtyři sady kompů k okamžitému odběru. Kdo dřív přijde, ten dřív mele. Pište kdo je chcete.“ …stálo doslova v e-mailu od člověka, o kterém jsem do té doby neslyšel. „Oukej, tlač to sem, vole“, chtělo se mi napsat. Zachoval jsem dekorum. Počítače dorazily ve čtvrtek (spuštění systému bylo následující pondělí). Na rozdíl od ministerstva nemáme interního ajťáka, který by se na to vrhnul mezi dveřmi. Nezaplatili bychom ho… Ve středu bylo hotovo (pro nezasvěcené – není to o tom vyndat monitor z krabice a zapojit ho do zásuvky. Je to o instalaci všech užívaných programů, zapojení do sítě, nastavení všech podpisů atd.).

 

Proškolení – přehlídka ztraceného času?

 

Zúčastnil jsem se všech dostupných školení vedených online, ač navazujících na pracovní dobu, v době prázdnin, se dvěma malými dětmi, které čekaly doma, až přijdu. Bral jsem to jako samozřejmost. Školení jsem absolvoval dokonce 2x. Co kdyby se, s časovým odstupem mezi školeními, systém přeci jen někam posunul. Školení ve všech případech probíhalo naprosto stejně. Naše stěžejní otázky byly mlčením přecházeny a pozornost byla odváděna nepodstatným směrem. Když na důležité věci konečně došlo, dozvěděli jsme se, že čas vypršel a školitel se odpojil. Poslední ze školení se z technických důvodů nekonalo vůbec, což nám bylo oznámeno 20 minut po jeho začátku. Byl nám slíben nový termín. To bylo před dvěma měsíci. Školení se již samozřejmě nekonalo a jejich pořádání vyšumělo…

 

Zúčastnil jsem se i prezenčního školení na MMR, kterého se – cituji z pozvánky: může zúčastnit až jeden zaměstnanec z každého stavebního úřadu. Další měli možnost připojit se online. Konalo se asi měsíc po spuštění – na místě už to vypadalo na defenestraci. Před polednem pro jistotu školitel nenápadně vykopl kabel ze zdířky. O tom, že online přenos neběží, jsme se dozvěděli až ze zpráv od kolegů. Přenos už se „bohužel“ do konce školení obnovit nepodařilo.

Co jsem si ze všech školení odnesl? Ministerstvo si před veřejností odškrtlo položku v itineráři. Slovy ostatních kolegů: přehlídka ztraceného času.

Komunikace

 

Horor sám o sobě. FAQ na stránkách ministerstva celé prázdniny mlčí (aktuálně se tam v září zjevilo několik nových odpovědí). Instruktážní videa skončila v červnu a nová nejsou přidávána. Příručka pro uživatele je stále v první verzi (ač na systému bylo uděláno mnoho změn). Příručka pro administrátory nebyla první týden vůbec dostupná (ač je v ní uvedeno, že byla vytvořena v červnu), přičemž bez úvodního nastavení systému na každém úřadu zvlášť nelze v systému pracovat.

 

O problémech úřadů, které jsou zároveň dotčeným orgánem, by mohl poreferovat někdo zasvěcenější. Pokud vím, čekaly na nastavení několik týdnů – systém prostě neuměl rozlišit, zda jste stavební úřad, nebo dotčený orgán.

 

Komunikace s helpdeskem? 6. června jsem posílal dotaz. 20. srpna mi přišla omluva s dotazem, zda je můj požadavek stále aktuální. Už jsem neměl sílu reagovat. Největším přínosem pro mě byla hromadná e-mailová komunikace se všemi vedoucími stavebních úřadů z ČR (vytvořili jsme si ji sami mezi sebou). Během prázdnin jsme si díky ní vyměnili spousty informací a zároveň se vzájemně utvrdili, že je opravdu chyba v systému a ne v každém z nás. Ten systém má totiž jednu frustrující vlastnost – každému (ne)funguje jinak. Navíc ta funkčnost je ještě ke všemu proměnná v čase. Je vyloženě depresivní, když třetím týdnem čekáte, zda se vám odešle vypracovaný dokument, a přitom sousední úřad nemá s vypravením pošty sebemenší problém. Co k tomu závěrem? Když chceš pomoct, pomož si sám…

Metodické vedení

 

K tomu nelze říct už vůbec nic. Marně (bez odpovědi) jsem ředitele sekce pro digitalizaci na MMR žádal, ať nám poskytnou metodickou pomoc na způsob práce v systému. Nikoliv návod na co kliknout, ale metodiku práce. Tady se dostávám na trochu tenký led, co se týče pochopení problematiky nezasvěcenými. Ten systém eviduje buď záměr stavebníka, nebo stavbu samotnou. Dodnes nám nikdo nesdělil, v jakém okamžiku se ze záměru stává stavba, kdy se jí přiděluje identifikační číslo stavby (jakési rodné číslo každé stavby) a jak pracovat s nedokončenými stavbami povolenými před účinností nového stavebního zákona. My nevíme, zda se ze „záměru“ stává „stavba“ okamžikem povolení, nebo až kolaudace. Nevíme, zda má být například žádost o povolení změny stavby před dokončením vztažena ke „stavbě“, nebo se jedná o nový záměr stavebníka. Každý to dělá tak, jak si myslí, že je to správně, nebo tak, jak mu systém momentálně v dané chvíli dovolí. Od samého počátku zakládáme napříč republikou naprostý chaos v evidenci. A věřte mi, že v tom systému něco zpětně dohledat je nadlidský úkol.

 

Současně jsme se – hromadně stavební úřady – marně mnohokrát dotazovaly, jakým způsobem máme v systému vyřizovat žádosti, které ten systém nezná a neumí je zpracovat. Typicky se jedná o potvrzení k vyplácení dávek na bydlení (ano, i takové věci stavební úřady řeší), potvrzení k pobytu cizinců nebo aktuálně (napříč republikou probíhá revize katastru nemovitostí) dokola omílaný institut „potvrzení existence stavby“. Ve všech případech se jedná o formu sdělení, která není navázána na žádný stavební záměr. V systému však bez takového propojení nelze vyřídit vůbec nic. Odpovědí ministerstva na náš dotaz bylo odcitování příslušných paragrafů ze zákona… V takové situaci člověk zůstane stát s otevřenou pusou. Já nevím, k čemu bych to přirovnal – umíte v míchačce na beton upéct kuře k obědu???

Vlastní systém digitalizace

 

Pojďme se konečně podívat na ten slavný systém digitalizace. Nebo moment. Pojďme se podívat, jak se do toho systému vůbec dostane nějaká žádost.

 

Systém je velmi jednoduchý a prostý. Přihlásím se do systému a vidím, že se někomu úspěšně podařilo něco nahrát přes portál stavebníka nebo poslal žádost přes centrální podatelnu. Jednoduchá věc…

 

Varianta druhá: Někdo něco donesl fyzicky na podatelnu zdejšího úřadu. Podatelna žádost zaeviduje v souladu se spisovým řádem (přidělí jí číslo jednací, zaeviduje datum doručení, podatele atd.). Z dokumentu vytvoří elektronickou konverzi a předá mi ho interní poštou k vyřízení. Já ta samá data opětovně znovu manuálně vyplním do systému a ze spisové služby úřadu si stáhnu zkonvertovaný dokument, abych ho následně nahrál do systému. Poté musím vyřídit dokument v interní spisové službě, aby tam nezůstával viset jako nevyřízený. Co to znamená?

 

Podatelna úřadu dělala naprosto zbytečnou práci a já následně dělal práci ještě zbytečnější. Trochu kostrbaté, že, ale takhle se, vážené ministerstvo, reálně aplikuje legislativa. Názory padající z vaší strany na školeních, že úřad podání prostě neregistruje a zaeviduje si ho až samotný stavební úřad v rámci systému (který má plnit funkci spisové služby), se prostě nestřetávají s realitou. Úkon činěný vůči správnímu orgánu nelze řešit pomocí vhození žádosti do krabice přede dveřmi.

 

Varianta třetí: Někdo něco poslal úřadu – datovkou… Panebože, co budeme dělat? Byla vytvořena METODIKA. Už si nepamatuji, kde jsem k ní přišel. Máme metodiku na kde co. Metodiku odkazující na jinou metodiku a metodické pokyny k aplikaci metodik (ale metodiku na práci v systému nám nikdo nedá). Pojďme tomu říkat „návod“. Pokud dorazí na úřad datovka, máte dle návodu dvě varianty. Buďto otrocky provedete to, co bylo uvedeno výše (s drobnou vadou – přílohy datové zprávy nemusí být opatřeny elektronickým podpisem, takže není zaručena jejich neměnnost) – tudy cesta více méně nevede. Další varianta je, že datovku vezmete a v originálním formátu (.ZFO) prach sprostě přepošlete do datové schránky centrální podatelny. Hurá, funguje to! Je to v systému. Jak jednoduché!

 

Ale pozor, nastává vystřízlivění – jako podatel je uveden úřad nikoliv původní podatel žádosti. Musíte tedy podatele včetně všech náležitostí vyplnit znovu. Hotovo. Koukneme se na vlastní dokument žádosti. Ehmm… Tady něco nehraje, …systém neumí číst formát datové zprávy (.ZFO)… Počkat, jako fakt? Systém digitálního stavebního řízení nedokáže on time zobrazit obsah datové zprávy, která je zákonem preferovaným způsobem komunikace a způsobem, který stát v minulé vlně digitalizace vnutil povinně všem právnickým osobám??? Ne to není vtip, to je realita ČR. Jaké to má řešení? „Nainstalujte si nějakou komerční čtečku,“ bylo nám řečeno před dvěma měsíci na prezenčním školení na MMR. „Seznam vhodných čteček vám zašleme do konce týdne.“ Dodnes jsem ten seznam neviděl. Opět jsme si pomohli sami, nainstalovali jsme nějakou čtečku, kterou jsme vyhodnotili jako nejvhodnější. Konečně si můžeme zobrazovat datové zprávy ze systému. Kdo by si myslel, že je to na jeden klik, je na omylu. Z toho systému si musíte doručený soubor nejdřív stáhnout do počítače a teprve následně ho přes ZFO čtečku otevřít. Chápe někdo, že v řízení máte třeba 20 dokumentů a řešíte 20 řízení najednou??? V tom systému se ani prase nevyzná a ještě se budu brodit čtyřma stovkama dokumentů poukládaných někde v počítači a hledat mezi nimi ten pravý??? Mimochodem stejný problém je se všemi dokumenty v systému – pokud s tím chcete nějak lidsky pracovat, musíte si nejdřív vše postahovat do počítače. K těm čtyřem stovkám dokumentů z řízení mi na „plochu“ přibude ještě tisíc souborů výkresů. Nemám chuť už ani v tom článku pokračovat…

 

Celý systém = kapitola sama o sobě

 

Ten systém to je kapitola sama o sobě. To se nedá popsat slovy. Kdyby si nějaká společnost před třemi měsíci spustila takový eshop, tak už před čtyřmi měsíci zkrachovala (zákazníci by jí asi neodpustili ani omluvu, že jsou prázdniny). Orientace v tom systému je naprosto tragická, a to jak po odkazové, tak i po grafické stránce. I po třech měsících stále v každém kroku tápu, kde vlastně jsem a co mám udělat. Skoro nabývám dojmu, že zadáním bylo postavit aplikaci s tak složitou strukturou, aby co nejvíce stěžovala uživateli práci a orientaci. Ten systém nectí ani základní principy ergonomie ovládání. Ikona, která má dělat ve všech případech to samé, je jednou nepodbarvená, v jiném kroku zelená, v jednom kroku je tady, v druhém zase támhle.

 

Přehlednosti nepřidá ani množství metadat a systémových souborů, které běžného uživatele naprosto nezajímají a mohly by být skryté. Nevím proč je v sekci „dokumentace“, která má obsahovat výkresy stavby, z deseti souborů pět souborů systémových. Ty prostě běžný uživatel nepotřebuje. Navíc jsou řazeny na prvním místě. To, co opravdu k práci potřebujete, tzn. výkres stavby, je někde hluboko dole, k čemuž se člověk dostane na páté otočení rolovacím tlačítkem myši.

 

Celou orientaci a pohyb v systému bych přirovnal k nákupu v už zmíněném eshopu. Akorát tak, kdy se do sekce „plavky“ dostanu přijmutím smluvních podmínek v sekci „doprava“ a do toho mi na pozadí budou padat sněhové vločky. Problémem je, že chci koupit žrádlo pro psa…

 

V systému naprosto pořád zběsile klikáte, přičemž se stále posouváte do jiných sekcí. Pokud chci udělat jednoduchou věc, jako je například otevření dokumentu, musím udělat 5 kroků. Neustále v každém kroku opakovaně znovu a znovu vyplňujete data, která jste už v předchozím kroku vyplnili. Systém vám prakticky neodpustí žádnou chybu. Pokud z dokumentu omylem vytvoříte řízení, není cesta zpět. Koho zajímá, že jste se „uklikli“ a chtěli jste ho pouze vložit do existujícího řízení. Doteď jsme například nepřišli na to, jak opravit platební příkaz s chybně uvedeným variabilním symbolem. Manuál, instruktážní videa, vše mlčí. Tam je totiž svět bezchybný.

 

Pokud chci vrátit dokument referentovi k opravě, můžu mu napsat maximálně poznámku, že to má udělat „znovu a lépe“. Nemůžu mu v dokumentu označit co a kde má špatně. Naše rekordní rozhodnutí mělo 86 stran textu. Nejsme grafomani. To je stav, do kterého nás ženou odvolací orgány a soudy. Takové rozhodnutí neopravíte poznámkou na lepíku na titulní straně. Mimochodem ten „vzkaz“, co referentovi napíšu, se nezobrazí u vráceného dokumentu k dopracování, aby věděl na první dobrou, co a jak. K tomu vzkazu se dostane někde mezi řádky v kartě „základní informace o řízení“, do které se bez 10 kliknutí nedostanete… 

 

Když už jsem zmínil to vytváření dokumentů: někdo, nechci jmenovat, se v médiích bil v prsa, že bylo přidáno 160 různých typů vzorů, aby pracovníci v 21. století otrocky nepsali rozhodnutí jako na psacím stroji. Ten „někdo“ ale zapomněl dodat, nebo byl špatně informován, že z těch 160 vzorů je dodnes naprostá většina prázdných a do vyráběného dokumentu se nepropíše ani hlavička úřadu. Takže co? Buď to otrocky úplně celé napíšete jako na psacím stroji (mimochodem už ve 40. letech 20. století se stavební povolení na psacím stroji pouze doplňovalo do předtištěného formuláře – ano, bavíme se o tom, že krokem, na který neměl od revoluce nikdo odvahu, jsme se posunuli o 80 let zpět!!!), nebo prostě vykradete vzor z konkurenčního programu, který jste používali doposud.

 

Osobně mi vadí, že referent si nemůže podepsat naprosto žádný papír, co odchází z úřadu (ani oznámení o zahájení řízení, výzvu k platbě poplatku, naprosto nic). Přitom je to proces o 4 krocích – předat ke schválení – schválit – předat k podpisu – podepsat (mimochodem tento ping pong musím hrát i sám se sebou, pokud chci podepsat svůj vlastní dokument jako vedoucí). To je proces, který s prodlevami systému trvá minimálně 10 minut. Pokud toto budu muset (jako vedoucí) dělat u každého papíru v baráku, tak naprosto reálně nebudu schopen dělat vůbec nic jiného. Pokud se bavím o tom, že bezproblémové řízení má čtyři kroky, přičemž ke každému je třeba papír, který mám podepsat (oznámení o zahájení řízení, výzva k platbě správního poplatku, rozhodnutí, nabytí právní moci), tak je potřeba 8x schválení vedoucího. To se bavíme o naprosto bezchybném řízení, které prakticky nenastává. Už jen když vezmu, že budeme stavebníkovi posílat výzvu k doplnění a přijde odvolání, tak jsou to minimálně další 3 úkony, které budu muset 6x schválit. A to je naprosto standardní řízení, při kterém strávím více než hodinu pouhým samotným procesem schválení a podepsání v 28 krocích!!! A to vůbec nemluvím o samotné věcné kontrole dokumentu.

 

Problémů je ale více…

 

Dalších dílčích problémů je spousty a o některých tématech nepadlo zatím ze strany ministerstva ani slovo. Například vůbec nevíme, jak se bude nahlížet do spisu, jak poskytneme někomu spisový přehled, jak budeme zasílat hybridní spis k odvolání? Fyzicky už poštu totiž nevypravujeme. Systému dáte pokyn, aby odeslal to, co v něm je. U některých staveb lze však stále fyzicky přikládat dokumentaci, kterou nelze ze zákona konvertovat (zdigitalizovat ji). Stále nevíme, jak někomu poskytneme kopii spisu, když ji bude chtít v originální podobě, tedy elektronicky se všemi podpisy a náležitostmi, na to má nárok. Cizí flash disk určitě ne, na komerční uložiště také ne, e-mail nebo datovka vzhledem k velikosti souborů nepřichází v úvahu, CD je mrtvá technologie. Na jednom školení nám dokonce sdělili, že zvažují, že bychom prodávali lidem jednorázové flashky jako pojištění na poště: „Chcete kopii spisu? Musíte si za 300 Kč koupit flashku, nebo máte smůlu.“ No to asi těžko, že ano.  

 

Mohl bych pokračovat dál a dál, ale popravdě, už je to hrozně dlouhé a nemám už na to, stejně jako na slavnou digitalizaci, náladu.

 

Co říci na závěr?

 

Systém v tuto chvíli nějak funguje. To, co ve starém systému děláte 15 minut, děláte v novém systému celý den. Systém umí zhruba polovinu toho, co by měl umět, a než to bude umět, mají žadatelé prostě smůlu. To říkám na rovinu. Stát není schopen zajistit podmínky pro výkon naší činnosti. Komu se to nelíbí, ať podá žalobu na stát. Já za to nemůžu.

Tu Ukrajinku, co už třetí měsíc čeká na potvrzení k prodloužení pobytu, že v domě, kde bydlí, je skutečně bytová jednotka, tu už asi vyhostili zpět do válčící země. Ta už si asi stěžovat nepřijde.

 

Zamysli se, milý státe…!

Ing. Jan Hašek
vedoucí stavebního úřadu 

Městský úřad Jesenice

 

 

 

Pozn.: Příspěvek byl zpracován do řádné uzávěrky zpravodaje. Celý proces digitalizace je samozřejmě i nadále v běhu. K politickým rošádám se nebudeme vyjadřovat, nicméně Jan Hašek ještě před odesláním tohoto zpravodaje do tisku (27. 9.) upřesňuje: 

Dle aktualit v ISSŘ by již měla jít přidělit referentům možnost podepisovat dokumenty. Na avizovanou aktualizaci příručky lokálního administrátora však stále čekáme a metodou pokus omyl jsme prozatím neměli šanci to vyzkoušet (nehledě na to, že se mi do toho takovou metodou moc nechce, neboť se tam dají nastavit i další věci, u kterých jsme doposud nezaznamenali, že by nešly provést – opět to působí dost zmatečně).