13.06.2016

Otázky/odpovědi k projektu „Centra společných služeb"

Zveřejnili jsme pro vás nejčastější otázky a odpovědi ke Smlouvě o vzájemné spolupráci při realizaci projektu „Posilování administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce“ reg. č. projektu: CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0003017 

 OTÁZKY A ODPOVĚDI

ke SMLOUVĚ O VZÁJEMNÉ SPOLUPRÁCI

PŘI REALIZACI PROJEKTU „Posilování administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce“

 

Registrační číslo projektu: CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0003017

 

 

1. Jaké subjekty mohou být Smluvním partnerem Smlouvy o vzájemné spolupráci uzavírané se Svazem?

Dobrovolné svazky obcí dle § 49 a násl. zákona o obcích. V souladu se zákonem o registru smluv (340/2015 Sb.) je povinností svazku obcí zveřejňovat od 1.7.2016 uzavřené smlouvy v registru smluv.

2. Na jak dlouhou dobu je Smlouva o vzájemné spolupráci uzavírána?

Do 31. července 2020 (realizace a udržitelnost projektu).

3. Který orgán svazku obcí je příslušný ke schválení Smlouvy o vzájemné spolupráci?

U dobrovolných svazků obcí se to odvíjí od konkrétního znění stanov a nelze tak učinit jediný, obecně platný závěr.

4. U jakého subjektu budou členové Realizačního týmu v zaměstnaneckém poměru?

Členové Realizačního týmu budou zaměstnanci Smluvního partnera.

5. Mohou členové Realizačního týmu bez dalšího využívat pracovní zázemí již dříve vytvořené obcí/svazkem obcí pro své potřeby?

Ano, mohou. Zapojením do Projektu se obce/svazky obcí podílejí na rozvoji svého území a na zajištění potřeb svých občanů, což odpovídá příslušným ustanovením zákona o obcích.

6. Kdy budou připraveny metodické pokyny pro práci Realizačního týmu?

Svaz metodické pokyny připraví a zveřejní na svých internetových stránkách do 1.7.2016.

7. Kde lze získat informace o Evropském sociálním fondu a o Operačním programu zaměstnanost?

Potřebné údaje jsou dostupné z www.esfcr.cz.

8. Za co zodpovídají Smluvní partneři? Jaká rizika přebírají?

Jednotlivé povinnosti Smluvního partnera, za jejichž splnění odpovídá, jsou obsaženy ve Smlouvě o vzájemné spolupráci. Lze je rozlišit na povinnosti vztahující se k výběru členů Realizačního týmu, k zajištění součinnosti při jednotlivých aktivitách v rámci Projektu, k realizaci požadovaných činností a k vyúčtování výdajů způsobilých k uhrazení z Projektu.

9. Kdo bude kontrolovat kvalitu odvedené práce a kdo je pověřen řízením Projektu?

Ke kontrole výstupů činnosti Realizačních týmů bude vytvořen odborný aparát v rámci Svazu. Vrcholové řízení projektu pak zajišťuje vedoucí realizační tým na úrovni Svazu.

10. Bude možné se do Projektu zapojit později?

Termín nástupu zaměstnanců je smlouvou stanoven během měsíce července 2016. Ve výjimečných případech lze umožnit pozdější nástup, přičemž však povinnosti stanovené smlouvou zůstávají zachovány (tzn. vzdělávání, vykonávané činnosti atd.) a Smluvnímu partnerovi se krátí příspěvek na mzdy zaměstnanců.

11. Jak bude verifikován hlavní cíl Projektu?

Hlavním cílem Projektu je zvýšení odbornosti a dostupnosti poskytovaných služeb, zajištění rovnoprávného přístupu občanů k poskytovaným veřejným službám a zlepšení jejich informovanosti, dále přenos znalostí a zkušeností v dané oblasti. Pro měření dosažení hlavních cílů Projektu byly nastaveny měřitelné indikátory. Bude se jednat zejména o sledování poptávky po službách CSS ze strany obcí – bude monitorován každý požadavek. Pokud poptávka po službách CSS během Projektu poroste nebo se dostane na určitou hranici, bude se to považovat za úspěch. Pravidelně budou dotazování uživatelé služeb (starostové), jak jsou s poskytovanými službami spokojeni. Pokud bude poptávka po službách velká a starostové budou spokojeni, potom se to bude považovat za úspěch a naplnění cíle Projektu. Jedním z indikátorů naplnění hlavních cílů bude i sledování počtu vydaných informačních zpravodajů o činnostech CSS a vytvořením příkladů dobré praxe. Dosažení hlavních cílů Projektu bude také hodnoceno nezávislým externím evaluátorem.

12. Jakou formou budou poskytovány právní služby?

CSS si samo rozhodne, jakou práci advokátní kanceláři ve vazbě na Projekt zadá. Bude však korigováno ze strany Svazu, aby právní služby byly poskytovány v maximálně možné efektivní míře. Předpoklad vybrání advokátní kanceláře a začátku poskytování právních služeb je v posledním čtvrtletí 2016.

 

13. Jak to bude s financováním?

V rámci Projektu budou spolufinancovány 2 úvazky. Celková výše měsíčního příspěvku na zaměstnance může být až 59.400,- Kč (superhrubá mzda zaměstnanců) tzn. výše příspěvku je 29.700,- Kč na jeden úvazek. V případě dělení úvazku specialisty se bude dělit i příspěvek na jeho mzdu. Spoluúčast Smluvního partnera na tomto Projektu bude cca 9,5%. Paušální měsíční částka spolufinancování 5.500,-Kč plus platná sazba DPH (fakturováno Smluvnímu partnerovi bude kvartálně 16.500,- Kč plus platná sazba DPH) bude požadována po Smluvním partnerovi bez ohledu na výši čerpání příspěvku na úvazek a bude maximálním limitem a koncem Projektu dojde k jejímu zúčtování. Ostatní provozní náklady není možné z projektu hradit.

Základní kalkulace pro svazek obcí je tedy následující:

Mzdové příspěvky za celé období Projektu až: (29700 + 29700)x36= 2 138 000,- Kč

Dílčí spoluúčast za celé období Projektu maximálně: 5 500*36= 198 000,- Kč plus platná sazba DPH

14. Jak budou probíhat platby z finančních prostředků Projektu?

 

První platbu tvoří záloha ve výši čtyřměsíčního maximálního příspěvku na mzdy Smluvního partnera, která bude poskytnuta po obdržení platby od poskytovatele dotace (nejpozději do 30.9.2016). Další platby příspěvků se poté odvíjejí od skutečných nákladů, které Smluvní partner v daném zúčtovacím období (3 měsíce) vynaložil na fungování Realizačního týmu, přičemž důležitou podmínkou je vždy splnění jednotlivých úkolů předepsaných pro konkrétní zúčtovací období.

15. Je možné v rámci Projektu generovat příjmy?

Ano, Smluvní partner může v průběhu Projektu generovat příjmy prostřednictvím té části pracovního úvazku členů Realizačního týmu, na kterou obdržel finanční příspěvek od Svazu, avšak pouze do výše dílčí finanční spoluúčasti na projektu a to bez DPH (fakturované Svazem).

16. Jaké náklady na činnost členů Realizačního týmu budou/mohou být hrazeny z Projektu?

Finanční prostředky z Projektu jsou určeny výhradně na mzdy členů Realizačního týmu, a to včetně částky určené na úhradu daně z příjmu fyzických osob a úhradu plateb na zdravotní, sociální a nemocenské pojištění – tzv. superhrubá mzda.

17. Jaké náklady na činnost členů Realizačního týmu budou hrazeny z rozpočtu Smluvního partnera?

Smluvní partner nese náklady na vytvoření vhodného pracovního zázemí pro činnost členů Realizačního týmu. To znamená na zajištění kancelářských prostor vybavených nezbytným nábytkem a výpočetní a komunikační technikou. Dále jsou z rozpočtu Smluvního partnera hrazeny cestovní náhrady náležející zaměstnancům v souladu se zákoníkem práce. Svaz ovšem hradí občerstvení v rámci vzdělávacích aktivit a ubytování manažerů CSS v rámci dvoudenního povinného vstupního školení zaměstnanců.

18. Jak budou vykazovány osobní náklady členů Realizačního týmu?

Primárně ve vztahu ke Smluvnímu partnerovi, který bude následně povinen zaslat Svazu žádost o platbu, mzdovou soupisku a výplatní pásky. Vykazování mzdových výdajů bude podrobně popsáno v Metodice fungování CSS.

19. Jak ohlídat mzdové prostředky vyplácené členům Realizačního týmu tak, aby vše odpovídalo Projektu?

 

Ve Smlouvě o vzájemné spolupráci jsou přesně vyčísleny částky, které mohou být vypláceny jednotlivým členům Realizačního týmu resp. částky, které maximálně Svaz poskytne jako finanční příspěvek na tzv. superhrubou mzdu jednotlivých členů Realizačního týmu pro daný měsíc. Nevyčerpanou část finančního příspěvku nelze převádět do dalšího měsíce.

20. Může být mzda zaměstnanců vyšší, než je finanční příspěvek poskytovaný Svazem?

 

Ano může, jedná se o příspěvek na mzdu. Finanční příspěvek od Svazu bude ovšem maximálně 29 700,- Kč na jeden úvazek a měsíc. 

 

21. Mohou členové Realizačního týmu plnit příslušné úkoly na základě dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti?

Nikoli, Smlouva o vzájemné spolupráci předpokládá výhradně založení pracovního poměru pracovní smlouvou v souladu s ustanoveními § 34 a násl. zákoníku práce. V rámci Projektu nelze hradit DPP/DPČ.

22. Mohou přejít do Realizačního týmu dosavadní zaměstnanci Smluvního partnera?

Ano, mohou.

23. Může celkový pracovní úvazek člena Realizačního týmu přesáhnout u Smluvního partnera jeden plný pracovní úvazek (tj. 40 hodin týdně)?

Ano, je možné, aby zaměstnanec, který bude mít 1,0 úvazek manažera CSS, měl k němu až 0,3 úvazku specialisty pro rozvoj mikroregionu. Takový zaměstnanec bude mít dvě pracovní smlouvy na tyto dvě různé pozice.

24. Bude možné úvazky dělit a případně jakým způsobem?

Ano, je umožněno, aby manažer CSS měl ještě i max. 0,3 úvazku specialisty. (Pro specialistu potom samozřejmě zbude jen 0,7 či 0,8 či 0,9 úvazku). Manažer musí mít minimálně 1,0 úvazku, tento úvazek nelze rozdělit. Úvazek specialisty pro rozvoj mikroregionu lze rozdělit mezi dvě osoby, přičemž jednou tou osobou může být manažer. Pokud se nebude jednat o manažera, minimální úvazek specialisty je 0,3.

25. Je možné zaměstnat zaměstnance u svazku obcí kromě Projektu i na další pracovněprávní vztah?

Ano. V rámci Projektu je možné mít u zaměstnavatele úvazek až 1,3 (pozice manažer CSS + část pozice specialista pro rozvoj mikroregionu) a na takový úvazek bude Svaz poskytovat finanční příspěvek. Jakékoliv jiné uzavřené pracovněprávní vztahy nejsou z hlediska Projektu pro Svaz podstatné a je pouze na svazku obcí, aby dodržel podmínky, které dodržet musí např. s ohledem na jiné projekty popř. stanovené zákoníkem práce.

26. Musí být jednotliví členové Realizačního týmu vybírání výhradně dle kvalifikačních předpokladů uvedených v Příloze č. 1 Smlouvy o vzájemné spolupráci?

Nikoli, uvedené předpoklady mají pouze doporučující charakter, Smluvní partner ovšem odpovídá za to, že členové Realizačního týmu budou schopni vytvořit požadované výstupy v odpovídající kvalitě. Ohledně kvalifikačních předpokladů na vzdělání a praxi zaměstnanců pak je třeba ještě upozornit, že odborná praxe je požadována pouze u zaměstnanců se SŠ vzděláním, v případě, kdy má zaměstnanec VŠ vzdělání, pak není nutná odborná praxe.

27. Záleží výběr členů Realizačního týmu pouze na Smluvním partnerovi?

Nikoli, Svaz může odmítnout akceptaci potenciálního člena Realizačního týmu, který byl vybrán Smluvním partnerem.

28. Bude přesně vymezená náplň práce jednotlivých zaměstnanců? Bude možné hradit z Projektu i administrativní činnosti, které např. zastupuje asistentka?

Náplň je přesně definovaná a je uvedena v Příloze č. 1 Smlouvy o vzájemné spolupráci. Jedná se o odborné pozice, nikoliv administrativní. Hlavním cílem je, aby byli na místech odborníci, kteří budou schopni naplňovat cíle Projektu. Pokud bude chtít Smluvní partner zaměstnat někoho na administrativní činnosti, potom ho bude muset platit ze svého.

29. Může stávající manažer DSO dělat manažera CSS? Kdo ho bude úkolovat?

Ano, manažer DSO může dělat manažera CSS. Náplň jeho práce bude dána zejména smlouvou a většina úkolů na něj půjde od jednotlivých obcí (starostů). Ti ho budou v tomto smyslu úkolovat. Starostové vznášejí požadavky, manažer je zajišťuje.

30. Jaký je vzájemný vztah mezi manažerem CSS a specialistou pro rozvoj mikroregionu?

Manažer je zodpovědný za fungování CSS a v rámci Projektu je nadřízený specialisty. Manažer je výkonný zaměstnanec, který zajišťuje vlastními silami odborné poradenství a podporu pro obce nejen v samostatné působnosti, ale také v přenesené působnosti. Vyplývá to z toho, že projekt CSS naplňuje cíl Strategického rámce rozvoje veřejné správy, jehož gestorem je Ministerstvo vnitra. To má zájem na tom, aby se zkvalitnil i výkon státní správy v přenesené působnosti u nejmenších obcí. Role manažera je z pohledu nastavení projektu důležitější. Jeho pracovní portfolio je širší než u specialisty, který má na starosti naplňování schválené strategie.

31. Budou členové Realizačního týmu absolvovat nějaká školení?

Ano, Svaz na počátku Projektu uspořádá povinné vstupní školení, na němž budou členové Realizačního týmu seznámeni s jejich hlavními činnostmi v rámci Projektu. Manažer CSS absolvuje dvoudenní vstupní školení, specialista pro rozvoj mikroregionu jednodenní školení. Kromě toho budou členové Realizačního týmu v průběhu realizace Projektu dále absolvovat další prezenční školení, webináře, e-learning a budou muset splnit stanovený počet kreditů. Po absolvování vzdělávání členové Realizačního týmu obdrží osvědčení.

 

32. Jsou požadavky na výstupy, které musí Smluvní partner splnit?

Ano, ve smlouvě jsou nastaveny měřitelné indikátory, které budou ukazovat aktivitu CSS. Např. se bude jednat o počet realizovaných aktivit, počet realizovaných projektů meziobecní spolupráce, počet setkání se starosty v území, vydávání informačního zpravodaje o poskytovaných veřejných službách na území svazku, tvorba sebehodnotící zprávy činnosti CSS apod.

33. Je možné specifikovat harmonogram CSS?

Harmonogram Projektu včetně uvedení všech termínů stanovených smlouvou bude součástí Metodiky fungování CSS.

34. Jak je definována aktivita?

Za aktivitu považujeme takovou činnost (resp. soubor činností), která vede k cílům Projektu a je ukončena konkrétním výstupem. Aktivity se mohou v čase opakovat.

35. Jaké aktivity mohou být v Projektu realizovány?

Mantinely pro aktivity z hlediska zaměření (obsahu) jsou dány projektovou žádostí, která stanovuje cíle Projektu. K jejich dosažení budou sloužit dílčí aktivity, které budou realizovány na jednotlivých svazcích obcí. Hlavní zaměření aktivit bude směrem ke zvýšení profesionality výkonu veřejné správy a poskytování a rozvoj veřejných služeb v území pomocí sdílení prostředků a kapacit jednotlivých obcí sdružených do svazku obcí. Všechny aktivity, které půjdou tímto směrem, budou z hlediska CSS akceptovatelné.

36. Můžete uvést příklady aktivit?

Např. příprava projektové žádosti, realizace projektu, spolupráce na dodání výstupu konkrétního projektu; monitoring dotačních možností pro obce; konzultace se starostou obce v konkrétní oblasti veřejné správy; příprava a vydání informačního zpravodaje; konzultace k veřejným zakázkám; příprava podkladů pro veřejnou zakázku; zajištění školení a vzdělávání pro starosty či zaměstnance obcí; příprava pravidelných setkání starostů; vlastní jednání starostů; konzultace k zjištění potřeb starosty a možností využití služeb CSS atd. V případě projektů, jejichž realizace je v rámci Projektu povinná, platí, že za aktivitu je možné považovat: přípravnou fázi projektu = 1 aktivita; realizační fázi projektu = 1 aktivita a všechny výstupy projektu, na kterých se zaměstnanec podílel (každý výstup = 1 aktivita).

Při vyplňování popisu aktivit v projektovém informačním systému budou připraveny číselníky s možností výběru oblastí a podoblastí pro konkrétní aktivity, které mohou sloužit návodně pro typy aktivit. U každé aktivity se vyplní několik informací, většinou výběrem z číselníku. Podrobně bude vysvětleno v Metodice fungování CSS.

37. Kolik aktivit bude nutné realizovat?

V rámci sledovaného 3měsíčního období je potřeba realizovat alespoň 150 aktivit, přičemž v každém měsíci jich musí být realizováno alespoň 25 (kontinuální činnost). V případě vážných důvodů, jako je např. dlouhodobá nemoc, bude Svaz k případnému nesplnění počtu aktivit tolerantní a taková situace bude řešena individuálně.

38. Co je považováno za projekt meziobecní spolupráce?

Projekt má několik charakteristik. Přináší změny nebo inovace, je dočasný (má stanovený začátek a konec), je tvořen několika aktivitami a má jeden nebo více výstupů. Za projekt není považována běžná opakující se agenda. Projekt naplňuje cíle stanovené ve strategii rozvoje území svazku obcí a musí se týkat min. 2 obcí v rámci svazku. Není možné v rámci CSS realizovat ad hoc projekty, které neodpovídají dlouhodobé koncepci svazku obcí. Projekty se mohou realizovat pouze ve stanovených oblastech definovaných v Příloze č. 2 Smlouvy o vzájemné spolupráci. Financování může být nejen z dotací, ale také z vlastních zdrojů. Minimální výše projektu není stanovena.

Příklady projektů meziobecní spolupráce: 

zajištění technické vybavenosti škol pro rozvoj manuální zručnosti; využití stávajících kapacit škol a obecních prostor; využití stávajících kapacit – personální zabezpečení; zavedení pravidelných neformálních setkávání; vzájemná hospitace učitelů jednotlivých předmětů; sdílení výukových materiálů a pomůcek; vytvoření společného komunitního plánu sociálních služeb; vytvoření katalog poskytovatelů sociálních služeb; zřízení „burzy“ nezaměstnaných a volných pracovních pozic; vytvoření registru volných průmyslových ploch; revitalizace vybraných pozemků; zavedení jednotného systému svozu odpadu; nabídka bezplatné poradenství usnadňující vstup do podnikání; zavedení odměn za zvýšení podílu separovaného odpadu na komunálním odpadu; informační kampaň na podporu separace komunálního odpadu

39. Kdo může být nositelem projektu?

Nositelem projektů realizovaných v rámci Projektu může být nejen svazek obcí, ale i jednotlivé obce.

40. Kolik projektů bude nutné realizovat?

Za celou dobu Projektu bude nutné realizovat alespoň 10 projektů, z nichž min. 5 se podaří ukončit. Např. 5 bude ukončeno + 5 v realizaci; 7 ukončeno + 3 v realizaci. Vzhledem k náročnosti realizace větších projektů je projekt nad 1 mil. Kč považován v této souvislosti za projekty dva.

41. Zapojení občanů do Projektu CSS?

Je to jeden z monitorovacích indikátorů Projektu, kdy cílem je zvýšení informovanosti občanů o poskytovaných veřejných službách a zvýšení dostupnosti a kvality poskytovaných veřejných služeb. CSS tak bude sloužit i jako kontaktní centrum pro občany. Výsledné nastavení, jak bude CSS otevřené občanům, si na úvodním setkání schválí sami starostové.

 

42. Jaké požadavky bude muset Smluvní partner v rámci udržitelnosti plnit?

Zajištění jednoho pracovního úvazku (týdenní pracovní doba 40 h) od 1.7.2019 do 31.7.2020. Bude nutno vyplňovat záznamy o realizovaných aktivitách a zpracovat shrnující zprávu o činnosti CSS za dobu udržitelnosti.

43. Jaká musí být výše mzdy zaměstnance po dobu udržitelnosti?

Vzhledem k tomu, že Svaz neposkytuje po dobu udržitelnosti Smluvnímu partnerovi finanční příspěvek na mzdu, tak nemůže stanovovat a vyžadovat ani konkrétní výši takové mzdy, a je tedy zcela na Smluvním partnerovi, jak nastaví mzdu svému zaměstnanci.